Tietosuoja ja tietoa meistä

Erasmus Student Network (ESN) on voittoa tavoittelematon kansainvälinen opiskelijajärjestö. Tehtävämme on edustaa kansainvälisiä opiskelijoita ja tarjota mahdollisuuksia kulttuurien ymmärtämiseen ja itsensä kehittämiseen periaatteella Students Helping Students.

Tämä sivusto ei aseta analytiikka- tai seurantaevästeitä. Ainoat evästeet ovat hallituksen jäsenten ja toimihenkilöiden sisällönhallinnan kirjautumisistunto.

Sivuston henkilötietojen rekisterinpitäjä on ESN FINT ry (Erasmus Student Network Finns and Internationals in Tampere ry), tamperelainen rekisteröity yhdistys. Keräämme vain sen, mitä kukin alla kuvattu toiminto tarvitsee, käytämme tietoja vain siihen emmekä koskaan myy tai luovuta niitä markkinointiin.

Galleriassa on kuvia tapahtumistamme. Ne tulevat yhdistyksen Google Drivesta, niihin lisätään vesileima ja niistä poistetaan kameran tiedot (sijainti, laite). Kuva, jossa ihmiset ovat tunnistettavissa, pysyy piilossa yleisöltä, kunnes kuvassa olevat ovat suostuneet sen julkaisemiseen; siihen asti sen näkevät vain kirjautuneet hallituksen jäsenet. Hallitus kirjaa, kuka suostumuksen vahvisti ja milloin. Käsittelyperuste on suostumuksesi.

Jos olet kuvassa ja haluat sen poistettavan, lähetä meille sähköpostia ja linkki kuvaan. Poistamme sen sivustolta ja Drivesta yleensä muutamassa päivässä ja viimeistään kuukauden kuluessa. Voit perua suostumuksesi milloin tahansa; se ei vaikuta aiemmin julkaistuun.

Opiskelijoiden lainaukset sekä hallituksen jäsenten ja toimihenkilöiden nimet ja kuvat näkyvät vasta henkilön suostumuksella, ja ne poistetaan pyynnöstä.

Hallituksen jäsenet ja toimihenkilöt kirjautuvat hallintaan esnfint.org-Google-tilillään. Tallennamme tilin nimen, sähköpostiosoitteen ja profiilikuvan linkin, Googlen tilitunnisteen, viimeisimmän kirjautumisajan sekä ryhmät, joihin ylläpitäjä on henkilön lisännyt. Kun joku kirjautuu ensimmäistä kertaa, ylläpitäjille kerrotaan siitä sähköpostilla (osoitteen kanssa) ja ilmoituksella (vain nimellä). Tilin tietoja ei jaeta eteenpäin. Käsittelyperuste on yhdistyksen oikeutettu etu ylläpitää verkkosivustoaan.

Hallinnassa on kerhohuoneen vuorokalenteri. Se, kuka on ilmoittautunut mihinkin vuoroon, näkyy kaikille kirjautuneille ja vain heille; tieto ei koskaan näy julkisella sivustolla. Vuoro ja siihen ilmoittautuneiden nimet poistetaan 30 päivää vuoron jälkeen.

Kirjautunut henkilö voi ottaa käyttöön ilmoitukset vuoroistaan. Selain antaa silloin meille osoitteen, johon ilmoitukset lähetetään, ja tallennamme sen henkilön tilin yhteyteen, kunnes hän poistaa ilmoitukset käytöstä samalla sivulla, selain peruu ne tai tili poistetaan. Ilmoitukset kulkevat selaimen oman push-palvelun kautta (Apple, Google tai Mozilla selaimesta riippuen); niissä on vuoron päivä ja aika sekä etunimiä, ei muuta.

Kirjautunut henkilö voi pyytää samat vuorotiedot myös sähköpostitse ja poistaa ne käytöstä samalta sivulta; valinta tallennetaan hänen tilinsä yhteyteen. Viestit menevät siihen esnfint.org-osoitteeseen, jolla hän kirjautui, yhdistyksen oman sähköpostipalvelimen kautta, ja niissä on vuoron päivä ja aika sekä etunimiä, ei muuta. Kenellekään ei lähetetä mitään ilman että hän on sitä pyytänyt.

Vuorot, joihin kukaan ei ole ilmoittautunut, sekä viime hetken peruutukset julkaistaan myös hallituksen omassa Telegram-ryhmässä etunimillä. Ryhmää ylläpitää hallitus Telegramin ehdoilla.

Sivuston ja hallinnan voi lisätä puhelimen aloitusnäytölle. Asentaminen ei tallenna mitään sen lisäksi, mitä selain jo säilyttää, sekä pienen offline-sivun.

Nämä yritykset säilyttävät tai välittävät tietoja puolestamme, kukin vain mainitulta osin:

• Vercel: ylläpitää sivustoa ja hallintaa (palvelimet Frankfurtissa) ja säilyttää lyhytaikaisia teknisiä lokeja.
• Neon: tietokanta, jossa ovat tilit, vuorot, suostumusmerkinnät ja sivuston sisältö.
• Cloudflare R2: sivustolla näkyvien kuvien ja asiakirjojen tallennus.
• Google Workspace: kirjautuminen, sähköpostimme, Drive josta kuvat tulevat, sekä toimihenkilöhaun lomake.
• Telegram: hallituksen ryhmä, johon avoimet vuorot ja peruutukset julkaistaan etunimillä.
• Applen, Googlen ja Mozillan push-palvelut: toimittavat ilmoitukset niitä pyytäneille selaimille.

Vuorot poistetaan 30 päivää niiden jälkeen. Tili, joka kirjautui mutta jota ei koskaan päästetty sisään, poistetaan 30 päivän kuluttua. Tili poistetaan, kun henkilö lähtee hallituksesta tai sitä pyytää, ja sen ilmoitusosoitteet ja vuoroilmoittautumiset poistuvat samalla. Kuvat säilyvät, kunnes joku pyytää poistoa tai albumi poistetaan.

Voit pyytää tietää, mitä tietoja meillä on sinusta, saada ne korjatuksi tai poistetuksi, vastustaa niiden käyttöä ja perua antamasi suostumuksen. Lähetä meille sähköpostia, niin vastaamme kuukauden kuluessa.

Kysymykset sivustosta tai tiedoistasi: contact@esnfint.org

Jos katsot, että käsittelemme tietojasi väärin, voit myös tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle: tietosuoja.fi

Clubroom C07b · Kalevantie 4 · 33014 Tampere University · students helping students